コンサル会社の月次レポート作成を20時間から2時間に短縮

導入前の状況

月次レポート作成が業務を圧迫

このコンサルティング会社は、複数のクライアントに対して月次で業績レポートを提供していました。しかし、レポート作成に多くの時間を費やしており、本来の付加価値業務であるコンサルティング活動に影響が出ていました。

抱えていた課題

1. 膨大な作業時間

   • クライアント5社 × 4時間/社 = 月20時間
   • データ収集、集計、グラフ作成を手作業
   • フォーマットの調整に時間を取られる

2. 品質のばらつき

   • 担当者によってレポートの見栄えが異なる
   • グラフの種類や配色が統一されていない
   • 分析の深さにムラがある

3. 納期のプレッシャー

   • 月末月初に作業が集中
   • 他の業務を圧迫
   • 残業が常態化

4. スケーラビリティの問題

   • 新規クライアントを受けると作業量が増える
   • 人員を増やさないと対応できない
   • 成長の制約要因に

導入ソリューション

Excel VBA自動化テンプレートの活用

当社の「Excel月次レポート自動作成テンプレート」をベースに、コンサルティング業界特有のニーズに合わせてカスタマイズしました。

実装した機能

1. データ自動取り込み

   • クライアントから提供されるCSVデータを自動読み込み
   • 複数月のデータを自動統合
   • 前月比・前年比を自動計算

2. 標準化されたレポート生成

   • 統一されたフォーマットで自動作成
   • 会社のブランドカラーに合わせたグラフ
   • クライアントロゴの自動挿入

3. 高度な分析機能

   • KPIダッシュボードの自動生成
   • トレンド分析グラフ
   • 異常値の自動検出とハイライト

4. クライアントカスタマイズ

   • クライアントごとの設定ファイル
   • 業界別のKPI対応
   • カスタム分析項目の追加

5. 自動出力・配信

   • PDFへの自動変換
   • ファイル名の自動生成（クライアント名+日付）
   • メール送信の自動化（Outlook連携）

導入効果

作業時間の劇的な削減

Before（導入前）

データ収集: 1時間/社
集計・分析: 1.5時間/社
グラフ作成: 1時間/社
レポート整形: 0.5時間/社
合計: 4時間/社 × 5社 = 20時間/月

After（導入後）

初回設定: 1時間/社（初回のみ）
データ配置: 5分/社
実行・確認: 10分/社
合計: 15分/社 × 5社 = 1.25時間/月
微調整: 0.75時間/月
合計: 2時間/月

削減時間: 18時間/月

ROI（投資対効果）

コスト

• テンプレート購入: 2,980円
• カスタマイズ: 0円（自社で実施）
• 学習時間: 2時間

効果

月次効果:

• 削減時間: 18時間
• コンサルタント時給換算: 5,000円
• 月間価値: 9万円

年間効果:

• 108万円の価値創出

さらに、削減した時間で新規クライアント1社を追加受注:

• 月額コンサル料金: 30万円
• 年間360万円の売上増

合計年間効果: 468万円

定性的効果

1. 品質の向上と均一化

   • 全クライアントで統一された高品質レポート
   • 分析精度の向上
   • クライアント満足度が上昇

2. 働き方の改善

   • 月末月初の残業がほぼゼロに
   • ストレス軽減
   • ワークライフバランスの改善

3. ビジネス成長

   • 新規クライアント受注が可能に
   • より高度なコンサルティングに時間を使える
   • 社員のモチベーション向上

4. 競争力の強化

   • レポート品質が差別化要因に
   • 提案時のアピールポイント
   • 契約継続率が向上

導入プロセス

段階的な導入で確実に

Phase 1: パイロット導入（1週間）

• 1クライアントで試験的に導入
• データフォーマットの調整
• 出力結果の確認

Phase 2: テンプレートの最適化（1週間）

• グラフの種類・配色の調整
• 分析項目のカスタマイズ
• 社内ブランディングの反映

Phase 3: 全面展開（2週間）

• 残り4クライアントへの展開
• 各クライアント設定の作成
• スタッフへのトレーニング

Phase 4: 運用定着（1ヶ月）

• 実運用での調整
• フィードバック収集
• マニュアル整備

合計1.5ヶ月で完全移行を達成

お客様の声

「レポート作成が月20時間から2時間になったことで、コンサルタントが本来の仕事に集中できるようになりました。さらに驚いたのは、自動化によってレポートの品質が向上し、クライアントからの評価が上がったことです。初期投資はほぼゼロで、これだけの効果が得られるとは予想以上でした。」

— マネージングディレクター様

技術的なポイント

カスタマイズの容易性

このテンプレートは、VBAの知識がなくても基本的な使用が可能ですが、少しカスタマイズすることでさらに効果が増します。

カスタマイズ例:

• データソースの追加
• 新しいKPIの計算式追加
• グラフタイプの変更
• 独自の分析ロジック実装

拡張性

将来的な拡張も容易:

• データベース連携
• クラウドストレージからのデータ取得
• BIツールとの連携
• Web APIからのデータ取得

まとめ

コンサルティング業界では、レポート作成などの定型業務を効率化することで、より付加価値の高い業務に集中できます。この事例では、わずか3,000円弱の投資で、年間468万円の効果を生み出しました。

あなたの会社でも、同じような効果が得られる可能性があります。

まずは1つのレポートから自動化を始めてみませんか？